本文作者從項(xiàng)目實(shí)踐出發(fā)，結(jié)合企業(yè)案例，分享了在系統(tǒng)實(shí)施過程中需要注意的5大問題，希望對(duì)你有用。

上周因?yàn)轫?xiàng)目實(shí)施原因去倉庫現(xiàn)場(chǎng)出差，了解系統(tǒng)當(dāng)前在倉庫的使用情況，過程中也有一番感受。對(duì)于成功的系統(tǒng)來說，光有設(shè)計(jì)和功能是不夠的，它需要真正落地才可以實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。

所以今天我想從系統(tǒng)實(shí)施過程中容易疏忽的問題的角度，以企業(yè)內(nèi)部WMS的實(shí)施為例，分享下關(guān)于實(shí)施的一些想法。

本文將分別從實(shí)施內(nèi)容、實(shí)施對(duì)象、實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施過程、實(shí)施結(jié)果五個(gè)維度，列舉實(shí)施過程中容易出現(xiàn)的問題，來簡述系統(tǒng)實(shí)施的流程。其中包括：

1. 忌一股腦一起開動(dòng)
2. 忌不分對(duì)象一鍋燉
3. 忌毫無計(jì)劃隨緣實(shí)施
4. 忌毫無準(zhǔn)備無重點(diǎn)
5. 忌上完就撤無跟進(jìn)

01 忌一股腦一起開動(dòng)

此處“一股腦”是指將所有的系統(tǒng)功能一起上線實(shí)施?？赡軙?huì)有同學(xué)提出疑問，這樣不是可以在短時(shí)間內(nèi)獲得更好的上線效益，對(duì)于企業(yè)和員工士氣都有好處嗎，而且許多saas公司提供的系統(tǒng)/方案不就是一整套一起的嗎，為什么不可以呢？

這里就要好好說道說道了。對(duì)于整套系統(tǒng)來說，其中的功能必然是會(huì)涉及到不同的組織部門的，各組織所涉及的功能各不相同（當(dāng)然會(huì)有重疊的功能），而筆者上文中提到的“一股腦實(shí)施”指的是針對(duì)于同一組織，單次的實(shí)施超出了這個(gè)組織實(shí)際可承受的范圍。

為什么說要避免這種情況呢？

1. 功能過多，學(xué)習(xí)成本高，特別是對(duì)于用新功能/流程替換舊功能的情況下，員工本身會(huì)存在慣性操作，一刀切的操作會(huì)讓員工在感受到新功能的好處前，就已經(jīng)開始產(chǎn)生逆反心理了。（當(dāng)然，修復(fù)類的新功能除外）。
2. 新系統(tǒng)新功能能實(shí)施過程中，難免的會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)異常的問題需要修復(fù)或處理，而集中性的迭代則會(huì)出現(xiàn)集中的異常暴露，導(dǎo)致異常無法得到及時(shí)處理，這對(duì)于員工的使用積極性更加是雪上加霜。
3. 此外，對(duì)于實(shí)施人員來說，批量實(shí)施也增加了實(shí)施的管控難度，最終達(dá)到的效果也會(huì)不盡如人意。

因此，對(duì)于實(shí)施來說，我個(gè)人也是建議小步快跑。在實(shí)施初，需要明確定義好整體實(shí)施的功能內(nèi)容，如果功能過多，則需要按優(yōu)先級(jí)、按功能依賴性進(jìn)行分批的規(guī)劃。

02 忌不分對(duì)象一鍋燉

即使是同一組織，組織內(nèi)部仍會(huì)存在不同的個(gè)體。比如對(duì)于倉儲(chǔ)系統(tǒng)的實(shí)施來說，實(shí)施組織統(tǒng)稱為倉庫，但是細(xì)看其中，卻又各不相同，比如倉內(nèi)的管理規(guī)范、倉庫規(guī)模（涉及人員分工）、倉庫設(shè)備等的差異，均會(huì)影響系統(tǒng)的實(shí)施使用。比如部分倉庫由于單量大會(huì)配備PDA（手持設(shè)備）而部分則無，會(huì)影響WMS在出入庫實(shí)操環(huán)節(jié)上的不同，如果實(shí)施內(nèi)容中包含此環(huán)節(jié)，則需要考慮區(qū)分對(duì)待。

這次筆者去的倉庫對(duì)于庫位和物料的管控均優(yōu)于之前去的其他倉庫，那么在實(shí)施上，其難度也會(huì)遠(yuǎn)小于其他管理規(guī)范差的倉庫。

因此，在實(shí)施前，需要根據(jù)可能對(duì)實(shí)施產(chǎn)生影響的客觀條件，對(duì)實(shí)施組織進(jìn)行進(jìn)一步的分析和歸類。以提高實(shí)施效率，減少由于實(shí)施對(duì)象差異對(duì)實(shí)施進(jìn)度造成的影響。

同時(shí)，對(duì)于這部分差異，也需要在培訓(xùn)過程/內(nèi)容中有充分的體現(xiàn)。

03 忌毫無計(jì)劃隨緣實(shí)施

結(jié)合上面針對(duì)功能和組織的了解和調(diào)研，在系統(tǒng)實(shí)施在啟動(dòng)前，需要有明確的實(shí)施計(jì)劃。對(duì)于計(jì)劃大體可以分2種類型：

1. 對(duì)于已經(jīng)同一功能分不同區(qū)域上線，應(yīng)以覆蓋區(qū)域?yàn)橛?jì)劃推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)，如一階段要覆蓋20%區(qū)域。
2. 對(duì)于一個(gè)實(shí)施主體，需要實(shí)施多項(xiàng)功能的，則應(yīng)以實(shí)施功能的占比為計(jì)劃推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)。

不管是哪種類型，每個(gè)階段都需要明確定義推進(jìn)的計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)值。

實(shí)施計(jì)劃的執(zhí)行過程中，分階段對(duì)實(shí)施結(jié)果進(jìn)行復(fù)盤，取長補(bǔ)短，根據(jù)實(shí)際的實(shí)施進(jìn)度及時(shí)進(jìn)行調(diào)節(jié)計(jì)劃，對(duì)于影響計(jì)劃的因素，應(yīng)當(dāng)及時(shí)暴露風(fēng)險(xiǎn)，確保整體實(shí)施可以如期完成，以取得項(xiàng)目效果。

沒有計(jì)劃只會(huì)導(dǎo)致實(shí)施人員毫無把控意識(shí)，實(shí)施一拖再拖，對(duì)于影響實(shí)施的因素一再放縱，甚至忽視。不僅會(huì)影響實(shí)施進(jìn)度，還會(huì)打擊開發(fā)團(tuán)隊(duì)、業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)積極性，甚至最終可能功虧一簣。

04 忌毫無準(zhǔn)備無重點(diǎn)

實(shí)施內(nèi)容、實(shí)施計(jì)劃都定義清楚后，怎么實(shí)施才能稱之為有效的實(shí)施呢。概括來說就是完整的培訓(xùn)操作文檔、重點(diǎn)清晰的使用說明、詳盡的異常處理手冊(cè)。

培訓(xùn)文檔的重要性在之前用戶溝通篇中已經(jīng)有所提起，培訓(xùn)文檔除了需要具備完整性外，還需要注意的是“突出重點(diǎn)”。所謂突出重點(diǎn)指的是，在每個(gè)操作步驟中，容易犯錯(cuò)的點(diǎn)或者是操作異于常規(guī)的點(diǎn)。

除了培訓(xùn)手冊(cè)外，這里我還想強(qiáng)調(diào)的是異常處理手冊(cè)，這是很多人一開始會(huì)忽略掉的重要內(nèi)容，但它的重要程度是不亞于操作手冊(cè)的。就像我們購置新家電后，其實(shí)很少有人會(huì)認(rèn)真的去閱讀說明書，往往是在機(jī)器壞了 ，我們才會(huì)想起來“說明書”，但卻也極少有人會(huì)耐心的把冗長的說明書看完，大多數(shù)時(shí)候我們還是會(huì)直接上網(wǎng)查詢“XX部件壞了怎么辦”。

總的來說，在實(shí)施前，需要準(zhǔn)備的材料需要覆蓋以下范圍：

作為用戶，我在什么情況下，需要進(jìn)行什么操作，操作中我要注意什么，如果報(bào)錯(cuò)了我要怎么處理。

如果說，作為實(shí)施者，你已經(jīng)可以完整回答以上問題了，那么你已經(jīng)準(zhǔn)備好了，可以開始進(jìn)行實(shí)施了。

05 忌上完就撤無跟進(jìn)

培訓(xùn)完成，手冊(cè)O(shè)K之后，實(shí)施是否就是成功的了呢？

NO。

這就像上學(xué)一樣，并不是老師教完了，所有的學(xué)生都可以做到100%掌握，上學(xué)時(shí)我們通過考試來檢驗(yàn)學(xué)生的學(xué)習(xí)成果，在項(xiàng)目實(shí)施中，我們則需要通過線上的實(shí)際使用數(shù)據(jù)和用戶反饋來確認(rèn)項(xiàng)目實(shí)施的效果。

而實(shí)施者在這過程中扮演著“老師”的角色，因此也需要肩負(fù)最終“驗(yàn)收成績”的工作。

如倉儲(chǔ)實(shí)施后，確認(rèn)線上有正常的單據(jù)流入（確認(rèn)用戶正常在使用），特別是在前期，也需要確保單據(jù)的流轉(zhuǎn)順利。對(duì)于無數(shù)據(jù)的組織，則需要確認(rèn)是否有其他原因?qū)е挛凑Ｊ褂孟到y(tǒng)。

此外，用戶的異常和優(yōu)化反饋也是“老師”需要聆聽的聲音。

總結(jié)

總的來說，優(yōu)秀的實(shí)施需要在前期做足調(diào)研功課，包括功能的應(yīng)用方、應(yīng)用方的類型等，根據(jù)調(diào)研結(jié)果制定實(shí)施計(jì)劃，而實(shí)施計(jì)劃也不是一成不變的，在過程中，需要結(jié)合實(shí)施進(jìn)度進(jìn)行適時(shí)的調(diào)整。此外在實(shí)施前需要對(duì)實(shí)施材料（操作說明和異常處理文檔）有充分的準(zhǔn)備。實(shí)施后，也需要及時(shí)監(jiān)控線上的異常和數(shù)據(jù)，確保用戶可以正常，正確的使用系統(tǒng)。

作者：麋鹿產(chǎn)品，公眾號(hào)：麋鹿產(chǎn)品手冊(cè)