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作為公司的信息錄入員，可能經(jīng)常需要在Excel電子表格中錄入大量數(shù)據(jù)，然而，對(duì)于那些需要保持惟一值的數(shù)據(jù)，怎樣才能避免輸入上的錯(cuò)誤呢？此時(shí)，可以通過(guò)使用單元格的“數(shù)據(jù)有效性”功能來(lái)輕松達(dá)到預(yù)防在Excel工作薄中輸入重復(fù)值的目的。下面以在Excel 2007輸入“職工編號(hào)”為例進(jìn)行介紹，具體操作步驟如下。

1、在Excel工作表中，首先選中用來(lái)輸入職工編號(hào)的列，如“A列”。

2、在“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡的“數(shù)據(jù)工具”選項(xiàng)組中，單擊【數(shù)據(jù)有效性】按鈕，打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，如圖1所示。

圖1 打開(kāi)“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框

3、在對(duì)話框的“設(shè)置”選項(xiàng)卡的“允許”下拉列表框中選擇“自定義”，然后在“公式”文本框中輸入“=COUNTIF(A:A,A1)=1”(如圖2所示)，該公式通過(guò)“COUNTIF函數(shù)”計(jì)算當(dāng)前單元格中的數(shù)值在“A列”中出現(xiàn)的次數(shù)，若返回值為“1”，說(shuō)明已經(jīng)出現(xiàn)過(guò)一次，系統(tǒng)將禁止輸入該值。

圖2 自定義有效性條件

4、單擊【確定】按鈕關(guān)閉對(duì)話框，數(shù)據(jù)有效性設(shè)置完成。

經(jīng)過(guò)上述操作后，若在上述工作表的“A列”單元格中輸入重復(fù)的職工編號(hào)，系統(tǒng)就會(huì)彈出提示對(duì)話框，禁止輸入當(dāng)前內(nèi)容，如圖3所示。

圖3 禁止輸入的提示對(duì)話框